La procuration en cas de pandémie : à qui ? Pourquoi ? Et comment ?

Dans le cadre de l’épidémie du COVID-19, notre avocat associé Yuri Sidorenko et notre juriste Ivan Chugunov (ASTEY) ont rédigé un guide pour l’établissement d’une procuration. Celui-ci vous communique les dernières informations ainsi que des conseils sur les procédures possibles afin d’établir une procuration en Russie et en France dans ce contexte de cette pandémie #COVID19.

Dans le cadre de la propagation du coronavirus, nous avons tous été confrontés à la nécessité de gérer à distance nos obligations professionnelles et nos tâches quotidiennes. Nous nous sommes tous soudainement mis à utiliser la vidéoconférence, et les services de livraison.
Mais pour que nous, juristes et avocats, soyons en mesure de continuer à représenter correctement les intérêts de nos clients, certaines formalités doivent être respectées.
Alors, comment surmonter ces difficultés nouvelles et comment rédiger correctement les procurations nécessaires ?

Nous répondons à ces questions d’actualité au travers des exemples de la France et la Russie.
Nouvelles mesures et restrictions :
Le 25 mars 2020, le président russe a signé un décret sur la mise en place d’un congé national avec l’instauration, jusqu’à nouvel ordre, d’un régime d’isolement pour la plupart des régions de Russie. De la même manière en France, le Premier ministre, Edouard Philippe, a prolongé le confinement national jusqu’au 15 avril.
Il est toutefois important de rappeler que toutes les mesures prises à cet égard :
– n’interdisent pas la continuité des transactions et leur enregistrement auprès des services administratifs ;
– ne suspendent pas la prescription, les obligations contractuelles, procédurales etc ;
– ne peuvent pas être reconnues automatiquement comme un cas de force majeure.
La procuration, dans quels cas ?
En Russie, une procuration notariée est indispensable pour représenter les intérêts d’une personne physique. Dans certaines situations, une procuration sera même nécessaire au sein d’un mariage pour que le conjoint puisse agir au nom de son époux ou de son épouse.
En ce qui concerne les personnes morales, la personne légalement habilitée pour agir au nom de l’entreprise est, dans la majorité des cas, le directeur général.
Pour autant, il peut également s’agir d’une société de gestion.
Depuis peu en Russie, plusieurs personnes peuvent être désormais habilitées à représenter une même personne morale, et ce, indépendamment de la forme juridique de l’entreprise. Cela peut, notamment, avoir été prévu dans les statuts de la société, auquel cas, toutes les personnes concernées doivent être inscrites en tant que représentant légal sur le registre d’état. A l’avenir, il est prévu que soit précisé sur ce registre si ces personnes agissent conjointement ou indépendamment les unes des autres.
Par ailleurs, si, en Russie, une procuration n’est pas exigée pour soumettre des documents aux tribunaux de commerce, celle-ci est rendue obligatoire auprès des tribunaux de droit commun.
En France, les dirigeants d’entreprises agissent également sans procuration et peuvent déléguer leurs pouvoirs. Ainsi, dans une SAS (analogue français d’une «акционерного общества»), le représentant légal de la société sera le président ; et dans une SARL (analogue français d’une « OOO »), il s’agira du ou des gérants de la société.
Au sein d’une SAS, sont également généralement prévus un conseil d’administration ou de surveillance avec un éventuel PDG à qui sont délégués une partie des pouvoir du Président. Malgré cela, le président de la SAS reste le représentant légal de la société. Pour les SARL, au contraire, il peut y avoir un ou plusieurs représentants légaux.
Pourquoi ai-je besoin d’une procuration ?
Tant en Russie qu’en France, dans les relations avec les tiers et les instances gouvernementales, toute personne autre que le représentent légal a besoin d’une procuration émise et signée par le représentant légal afin de pouvoir représenter la société.
Il est toutefois important d’attirer votre attention sur le fait que dans le cas où une procuration serait délivrée de manière générale, le mandataire sera automatiquement reconnu comme portant seul la responsabilité du dirigeant de l’entreprise. Afin d’éviter cela, les pouvoirs délégués doivent être consciencieusement et précisément définis.
Pour représenter les intérêts d’une personne morale devant un tribunal russe, il est nécessaire de disposer d’une procuration comportant la signature et le sceau du directeur général de la société. Toutefois, les pouvoirs du mandataire peuvent également être exprimés dans une déclaration orale du représentant légal de la société lors de l’audience.
Au contraire, en France comme en Russie, pour la procédure écrite, une procuration écrite reste indispensable.
Dans la mesure du possible, les établissements de crédit russes recommandent de venir remplir le formulaire de procuration bancaire directementsur place afin
d’éviter tout futur contrôle lors de vos démarches. Cette procédure est gratuite et les banques continuent, malgré le confinement, d’accueillir leurs clients.
Cependant, si la procuration est établie directement par l’entreprise, celle-ci doit, pour être valide, comporter le sceau de l’entreprise et la signature du représentant légal.
De la même manière, un comptable a nécessairement besoin d’une procuration (avec signature électronique) pour pouvoir effectuer vos déclarations et interagir avec les services fiscaux, les banques et les fonds d’investissement. En outre, en France comme en Russie, un plafond peut être fixé, par-delà lequel votre comptable ne pourra disposer librement des fonds.
La procuration notariée, dans quels cas ?
Habituellement, établir une procuration est une tache plutôt aisée. Toutefois, en ces temps particuliers, le seul fait de se rendre chez le notaire peut représenter un obstacle. Or, dans certains cas, l’absence de la forme notariée peut porter atteinte à la validité même de l’acte.
Une forme notariée sera exigée en cas de :
– délégation de pouvoirs ;
– contrats de cession de créances et de transfert de dette dans le cadre d’une opération notariée ;
– d’aliénation ou de nantissement d’une part sociale ;
– d’enregistrement cadastral ou d‘enregistrement et exécution d’actes notariés.
Le droit français impose également de disposer d’une procuration notariée en cas de transactions notariales exécutées par un mandataire, notamment dans le cadre d’héritages, de donations ou de contrats de mariage. Dans une telle situation, nous vous conseillons par ailleurs, de recourir à une procuration bilingue pour éviter toutes futures procédures administratives ou tout potentiel conflit sémantique.
Alors comment faire en période de confinement ?
Malgré les conditions exceptionnelles, des moyens persistent afin de pouvoir établir les procurations notariées nécessaires à vos démarches.
Dans un premier temps, la Chambre fédérale des notaires de Russie a demandé aux chambres régionales d’établir une liste de notaires prêts à exercer leur activité durant la pandémie. Ces listes étant désormais disponibles sur le site internet de la chambre notariale de votre région ( http://www.mgnp.info/dezhurnye-notarialnye-kontory/ – ici, par exemple, une liste des notaires de garde de Moscou ).
Toutefois, les déplacements devant rester exceptionnels, et malgré le fait qu’à Moscou il soit, pour l’instant, encore possible de se rendre chez le notaire, des moyens subsidiaires ont été mis en place. Les notaires peuvent se déplacer à votre domicile, auquel cas il faudra compter à minima 5 000 roubles par déplacement, ou dans la mesure du possible, et comme c’est le cas actuellement en France, il est vous faudra favoriser l’envoie de documents par courrier ou par coursier. Les notaires français, ne travaillant désormais plus qu’à distance, vous pourrez trouver les tarifs en vigueur le site officiel de la chambre notoriale française.

Nous attirons également votre attention sur le fait qu’actuellement, les notaires, en collaboration avec Ministère français de la Justice, cherchent à mettre en place une solution temporaire pour les procédures nécessitant la présence d’un notaire, et notamment pour les certifications de signatures.
L’apostille en temps de confinement :
La Russie et la France étant membres de la Convention de La Haye de 1961, l’apposition d’une apostille suffit à faire produire à un document des effets dans l’un des deux pays.
En Russie, pour les procurations et autres documents similaires, l’apostille est apposée par le service compétent du ministère de la Justice. En France, les apostilles sont apposées par un service dédié au sein des cours d’appel, le délai est alors d’environ deux semaines car il faut également prendre en compte les délais postaux.

Actuellement, le bureau du ministère de la Justice à Moscou est fermé au public.
Toute fois, vous pouvez adresser vos demandes par courrier ou par coursier ( Pour plus de détails : https://to77.minjust.ru/ru/prostavlenie-apostilya-na-oficialnyh-dokumentahpodlezhashchih-vyvozu-za-granicu ) avec une enveloppe complétée pour le retour. Votre demande sera alors traitée en 3 jours ouvrables à compter de sa réception, et pour une somme de 2 500 roubles.
Juristes et avocats : quels pouvoirs ?
En Russie, un avocat peut intervenir sur la base d’un mandat implicite dans le domaine du droit pénal ainsi que du droit administratif. Cependant, pour les affaires civiles, ses pouvoirs se limitent à la plaidoirie. Pour pouvoir effectuer d’autres démarches, l’avocat devra alors bénéficier d’une procuration.
De la même manière, pour toutes les situations non relatives à un litige, un avocat ou un juriste devra être muni d’une procuration écrite issue du représentant légal de la personne morale ou d’une procuration notariée pour représenter une personne physique.
En France, et hors cas exceptionnel, l’avocat n’est pas tenu de prouver son mandat. Par ailleurs, plusieurs avocats peuvent conjointement avoir été mandatés. Dans les rapports autres qu’avec la justice, un avocat français doit toutefois avoir reçu une procuration afin de représenter les intérêts de son client.
Les entreprises sont aujourd’hui confrontées à des défis sans précédent, c’est pourquoi, afin de pouvoir réagir dans les meilleurs délais, il est primordial de s’assurer, à l’avance, que vos collaborateurs disposent légalement des pouvoirs nécessaires pour agir.
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